LIBROS CONTABLES VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

Fuente: SUNAT

01. Libros Obligatorios

La obligatoriedad para el llevado de los libros contables de las entidades y empresas tienen como referencia los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT vigente en el ejercicio en curso. Asimismo, los perceptores de rentas de tercera categoría que inicien actividades generadoras de estas rentas en el transcurso del ejercicio, considerarán los ingresos que estimen obtener en el ejercicio.

La cantidad de libros obligados a llevar, se determina en base al régimen tributario a que se encuentra la entidad o la empresa y en el caso de estar comprendido en el régimen general en base al volumen de los ingresos anuales que esta tenga.

En el Régimen tributario denominado Nuevo RUS, no es obligatorio llevar libros ni registros contables.

En el Régimen Especial de Renta-RER y el Régimen General de Renta, la obligación se resume como sigue:

Régimen Tributario	Libros que se llevan
Régimen Especial de Renta-RER	Registro de Compras y Registro de Ventas
Régimen General de Renta	Volumen de Ingresos brutos anuales	Libros obligados a llevar
	Hasta 150 UIT	-Registro de Compras -Registro de Ventas -Libro Diario Simplificado
	Más de 150 UIT hasta 500 UIT	Diario;Mayor; Registro de Compras y Registro de Ventas,
	Más de 500 UIT hasta 1,700 UIT	Libro de Inventario y Balances; Diario;Mayor; Registro de Compras y Reg. De Ventas
	Más de 1,700 UIT	Contabilidad Completa

IMPORTANTE:

Además de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta, las empresas se encuentran adicionalmente obligadas a llevar en caso les corresponda, los siguientes libros o registros: 

Libros y Registros obligatorios de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta:

Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta.        Registro de Activos Fijos.        Registro de Costos.        Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.        Registro de Inventario Permanente Valorizado. 02. Libros y Registros Tributarios La SUNAT ha establecido desde el 1 de enero de 2007 las normas referidas a los libros y registros contables y los vinculados a aspectos tributarios, obligados a llevar en el caso de entidades y empresas que generan rentas empresariales o de tercera categoría. En efecto mediante Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT se regula esta obligación para las empresas y también para personas naturales afectas a rentas por las que deben llevar un Libro para el  registro de sus ingresos por rentas de segunda o cuarta categoría según el caso. La regulación de la SUNAT incluye: El procedimiento para la autorización de los libros. La forma en la cual deberán ser llevados. Los plazos máximos de atraso. Cómo se comunica los casos de pérdida o destrucción de los mismos. En nuestro país, actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros y registros vinculados a asuntos tributarios bajo el sistema manual de libros impresos, sistemas mecanizados en hojas sueltas y sistemas de emisión electrónica este último que puede ser llevado desde los sistemas del propio contribuyente utilizando el Programa de Libros Electrónicos-PLE o el Sistema de Libros Electrónicos- SLE Portal desde los sistemas de la sUNAT, tal como se resume en el siguiente gráfico.   En el sistema  manual: los libros y registros se adquieren en una imprenta, su llevado es a manuscrito y se legalizan antes de usarlos. En el sistema computarizado; la información contable se ingresa apoyada en un software contable apoyada en la estructura dispuesta por la SUNAT para cada libro y registro. En el Programa de Libros Electrónicos-PLE, los libros se generan desde los sistemas del contribuyente, y se validan con un aplicativo de la SUNAT que permite generar un  resumen de toda la información contable y obtener una constancia de recepción por parte de la SUNAT, respecto de cada libro. En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE, los contribuyentes generan sus libros desde el portal de la SUNAT y su afiliación y generación de los libros es voluntaria. 03. Llevado de Libros - Forma Manual y Sistema Computarizado Legalización de los Libros   Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. Oportunidad de la Legalización Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta: Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se acredita que se ha concluido con el anterior, con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro. Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior. Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese efecto. Empaste de los Libros y Registros Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible. Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. Conservación y comunicación de pérdida o destrucción de los libros Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no esté prescrito, lo siguiente:  Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica. Los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas. En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligación de comunicar a la SUNAT, en un plazo de 15 días hábiles, los casos en que ocurra la pérdida o destrucción por siniestro, asaltos y otros, de los libros y  registros. En  todos los casos, se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la ocurrencia de los hechos, debiéndose presentar la citada documentación en la Mesa de Partes de los Centros de Servicios y dependencias de la SUNAT Plazo para rehacer los libros contables El plazo es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o destrucción. Por razones debidamente justificadas se podrá solicitar a la SUNAT una prórroga. Recuerde que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido la pérdida o destrucción señaladas, para poder acogerse al cómputo del plazo para rehacer los libros. 04. Llevado de Libros – Formas Electrónicas Los Libros Electrónicos Hay dos formas o sistemas para llevar los Libros Electrónicos: desde el portal de la SUNAT, llamado  SLE Portal y el segundo llamado Sistema PLE o Programa de Libros Electrónicos que se realiza desde los sistemas del contribuyente. Es muy importante  tomar conciencia, que hay libros electrónicos que ya son obligatorios para el universo de empresas de mayores ingresos en sus ventas (Registro de compras y de Ventas)  y gradualmente seguirá aumentando la cantidad de usuarios obligados y sólo en casos de ingresos pequeños, esta forma de llevado electrónica será voluntaria y la podrán alternar con las otras dos formas: manual o computarizada. A partir de enero de 2016, los usuarios de los sistemas de Libros electrónicos se sujetan al siguiente cronograma de aplicación: Primer segmento: Los Contribuyentes PRICOS incorporados por la SUNAT al sistema electrónico Libros Obligatorios de forma Electrónica Registro de Ventas y Registro de Compras Fecha de Inicio de uso Desde Enero de 2013 Libros Diario y Mayor Desde Junio de  2013 Libros de Inventarios y balances, Registro de costos y Registro de activos fijos Desde Enero de 2016 (El llevado es anual) Registro de Consignaciones, Libro de Inventario Permanente de Unidades Físicas y Libro de Inventario Permanente valorizado Desde Enero de 2016 ( El llevado es mensual) Segundo segmento: Resto de contribuyentes ( MEPECOS) OBLIGADOS a llevar de forma electrónica el Registros de Compras y el Registro de Ventas, según volumen de ingresos se sujetan al siguiente cronograma : Registros obligatorios de forma electrónica Volumen de ingresos Fecha de inicio de uso Registro de Compras y Registro de Ventas Ingresos mayores a 500 UIT (S/ 1 825,000 ) entre los meses de julio 2012 a junio 2013 Desde enero de 2014 Ingresos mayores a 150 UIT (S/570,000) entre los meses de enero a diciembre de 2014 Desde enero de 2015 Ingresos mayores a 75 UIT (S/ 288,750) entre los meses de enero a diciembre de 2015 Desde enero de 2016  Tercer segmento  Los contribuyentes, afiliados al Programa de Libros Electrónicos (PLE) o los que generen sus libros ( Generadores ) desde el portal de la SUNAT, podrán llevar de forma VOLUNTARIA, el Registro de Ventas y Registro de Compras. 05. Atraso en Libros-Físicos y Electrónicos Los plazos máximos de atraso de los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios se encuentran establecidos en el Anexo 2 de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006-SUNAT y normas modificatorias, conforme lo podrá ver en el siguiente enlace. Plazos especiales Los plazos son los mismos para el llevado de los libros bajo cualquier modalidad incluidos los libros electrónicos, excepto el Registro de Compras y el Registro de Ventas. Igualmente hay un plazo máximo de atraso permitido para el  Registro de Inventario permanente valorizado que tiene un plazo especial dispuesto por  la Resolución de Superintendencia N° 169-2015/SUNAT del 26-06-2015 que ha sustituido los plazos de atraso como sigue: Máximo de atraso permitido Forma de llevado Acto o circunstancia que determina el inicio del plazo para el máximo de atraso permitido. Tres meses Para los que llevan el Registro de forma manual o usando hojas sueltas o continuas 3 meses,que se cuentan desde el primer día hábil de realizadas las operaciones relacionadas con la entrada y salida de bienes. Tres meses Para los que llevan el libro de manera electrónica 3 meses,que se cuentan desde el primer día hábil de realizadas las operaciones relacionadas con la entrada y salida de bienes. Respecto a  los Registros de Ventas  y Registro de Compras Electrónicos, se sujetan a plazos máximos de atraso que especialmente disponga la SUNAT mediante  Resolución de Superintendencia. 06. Novedades sobre los Libros Electrónicos para el ejercicio 2016 Mediante las Resoluciones de Superintendencia N° 169-2015/SUNAT y la N° 361-2015/SUNAT, entró en vigencia desde el  1 de enero de 2016 algunos cambios sobre el llevado de los libros electrónicos, y otros desde el 09 de febrero de 2016. El resumen es el siguiente: Se aprueba nueva versión 5.0.0 del PLE-Programa de Libros Electrónicos, el que estará a disposición de los contribuyentes y será de uso obligatorio desde el 09 de febrero de 2016. Antes de esa fecha se continúa utilizando el PLE versión 4.0. Los PRINCIPALES CONTRIBUYENTES pertenecientes a la Intendencia de Principales Contribuyentes Nacionales, tienen la obligación de llevar de forma electrónica a partir de enero de 2016, los libros de Inventarios y Balances, Registro de Activos Fijos, Registro de Consignaciones, Registro de Costos, Registro de Inventario permanente en unidades físicas y Registro de Inventario permanente valorizado, siempre que se encuentren obligados a llevarlos de acuerdo con las normas de la ley del impuesto a la renta y sus ingresos brutos en el ejercicio anterior sean iguales o mayores a 3,000 UIT ( S/ 11 550,000) Los PRINCIPALES CONTRIBUYENTES indicados en el punto anterior, tienen la obligación de llevar el registro de inventario permanente valorizado electrónico, deben hacerlo a partir del 1 de enero de 2016, registrando de manera semestral toda la información del ejercicio. Los contribuyentes obligados a llevar el Registro Auxiliar de Adquisiciones, se encuentran exceptuados de llevarlo, cuando la información que se solicita en este, se registre en el Registro de compras electrónico. El Registro de  Compras y el Registro de Ventas se generan de forma conjunta a partir del 09 de febrero de 2016. Respecto al Libro de Caja y Bancos, el generador (empresa que ha optado por afiliarse al sistema ) de Libros Electrónicos se encuentra exceptuado de llevar el libro Caja Bancos, siempre que su información se encuentre contenida en el libro diario o en el libro mayor según corresponda. Respecto al Libro mayor , el generador (empresa que ha optado por afiliarse al sistema o que es incorporado a este por la SUNAT) que  se encuentre obligado a llevar este libro o lo lleve de manera voluntaria, puede optar por no llevarlo si lleva el libro diario de manera electrónica.. El generador puede cambiar el llevado de los registros electrónicos al SLE-PLE al generar en el mismo el registro de compras y el registro de compras. El cambio  de sistema se produce con la generación conjunta de ambos registros en el SLE-PLE. FORMATOS: Inventarios y Balances: http://www.sunat.gob.pe/legislacion/superin/2006/234_formato31.xls Libro Diario: http://www.sunat.gob.pe/legislacion/superin/2006/234_formato51.xls Los otros registros se revisarán en la siguiente publicación.